Les conseils de l'Agence
Au début de mon activité de designer graphique indépendant, je n'avais pas d'outil d'organisation particulier. Enfin, si, j'utilisais l'outil de notes de mon ordinateur où je listais les choses à faire, en essayant de les ranger tant bien que mal par projet.
Comme vous pouvez vous en douter, cette façon de m'organiser s'est vite révélée limitée. Mon activité se développant peu à peu, les projets devenaient de plus en plus grands, mon nombre de clients augmentait et le liste des tâches à faire se rallongeaient. Avec cette "organisation" plus stressante que pratique, je ne m'en sortais plus.
Et puis, j'ai découvert un peu par hasard l'outil qui allait révolutionner (oui, c'est un grand mot) ma façon de gérer mon entreprise ✨ Notion ✨
Notion est un outil d'organisation très pratique et en même temps très fastidieux.
On peut y créer des pages pour faciliter la prise de notes, mais aussi et surtout des bases de données aux nombreuses fonctionnalités. Ces bases de données sont en fait un ensemble de pages, régies par les mêmes règles qui vont nous permettre de les classer, grouper, trier, etc.
Si je parle d'un outil fastidieux, c'est parce que l'on part d'une page blanche. Il faut en fait créer son espace de A à Z, et c'est ce qui rend sa prise en main quelque peu compliquée !
Il m'a fallu du temps et beaucoup de recherches personnelles pour comprendre tout ce qu'il m'était possible d'y gérer et comment créer un espace réellement pratique dans mon quotidien pro. Mes besoins essentiels étaient alors de regrouper sur un outil et automatiser la gestion projets et de ma comptabilité réelle et prévisionnelle.
Et après 2 ans d'utilisation quotidienne, je suis confiante lorsque je vous dis que j'ai créé un espace dont je me sers réellement tous les jours. Parmi les utilisations que j'en fais, il y a notamment :
• La gestion de mes projets clients et de leurs tâches
• Ma comptabilité avec les entrées et sorties d'argent de mon entreprise et le calcul automatique de bilan financier et de ma trésorerie.
• La gestion de mes projets internes et de leurs tâches
• Et plein d'autres choses comme l'écriture de cet article de blog par exemple !
La base de données clients me permet de créer une page par client et ainsi de collecter les informations de chaque entreprise avec laquelle je travaille. J'y conserve notamment les informations de contact, mais aussi des informations que je juge utiles, comme la façon dont le client m'a connu, par exemple.
La base de données projet, qui est la première base de données que j'ai créée et la plus importante, me permet de conserver toutes les informations utiles au projet, le client qui lui est lié, le montant du projet, le devis, mais aussi mes notes lors d'un appel de demande de devis. Est lié à cette page projet les tâches et leur état d'avancé, mais aussi les paiements en lien avec ce projet.
La base de données Tâches me permet d'avoir une vision de toutes les tâches, quel que soit le projet et le client. Je peux répartir les tâches dans les catégorie à faire ou en attente de retours par exemple. Je peux également répartir ces tâches sur ma semaine afin de définir un planning de travail.
Deux autres bases de données dont je ne peux plus me passer sont mes entrées d'argent et sorties d'argent. Elle me permettent d'avoir une vue sur les paiements prévus, mais aussi ceux facturés puis payés par mes client. Côté sorties d'argent, je peux consigner les dépenses et versements de salaire de mon entreprise.
Ces deux bases de données me permettent de calculer automatiquement la trésorerie de mon entreprise car, avec les cotisations Urssaf prélevées au mois ou au trimestre, le montant de mon compte professionnel n'est pas représentatif de l'argent réel que je peux me verser.
Afin d'avoir une vue globale de mon chiffre d'affaires prévisionnel et réel, j'ai mis en place une base de donnée de bilan financier qui calcule automatiquement toutes ces données mensuellement. C'est très pratique notamment pour avoir une vue du chiffre d'affaires que je vais réaliser sur les mois suivants en fonction des projets en cours et facturés.
Enfin, je gère également tous les projets internes de mon entreprise, ainsi que mes objectifs de l'année, mes idées de publications sur les réseaux sociaux et la rédaction d'articles de blog, comme je suis en train de le faire actuellement.
Aujourd'hui, j'ai pu partager un espace template similaire au mien avec mes camarades graphistes du groupe de travail que nous avons créé pour nous retrouver lors d'une réunion visio chaque semaine.
Elles ont pu tester et s'approprier le template. Les retours positifs m'ont donné une idée, celle de pouvoir le proposer non seulement aux graphistes et créatifs qui, comme moi, ont besoin d'un espace sans avoir le temps ou l'énergie de concevoir de A à Z leur espace, mais aussi dans le futur, de créer un template pour les petites marques qui auraient elles aussi besoin d'organiser et structurer leur business.
C'est un projet que j'aimerais développer prochainement, à suivre ! ⭐️
